Cần có quy định về ký “nháy” trong văn bản hành chính?
Ký “nháy” vào văn bản hành chính trước khi ban hành, nhằm mục đích xác định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức về nội dung văn bản. Ký “nháy” còn thể hiện lãnh đạo đã kiểm tra hình thức, nội dung văn bản đúng thể thức theo quy định.

Tuy nhiên, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, không quy định văn bản hành chính phải thực hiện việc ký nháy. Động thái ký nháy vào văn bản hành chính là do các cơ quan, tổ chức tự quy định và thực hiện, nhằm bảo đảm trách nhiệm của người có thẩm quyền về nội dung, thể thức văn bản hành chính trước khi ban hành.

Hiện nay có những văn bản của các cơ quan, tổ chức quy định cách trình bày chữ ký “nháy” trong văn bản hành chính. Theo Điều 12 Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Viện Khoa học và công nghệ Việt Nam thì các văn bản của Viện khi trình ký, Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Trước khi trình lãnh đạo Viện ký chính thức, lãnh đạo đơn vị chức năng phải ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết (“./.”); Chánh Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trước khi trình lãnh đạo Viện ký chính thức, Chánh Văn phòng phải ký nháy vào bên phải, sát với chức danh người ký văn bản. Phòng Tổng hợp - Pháp chế thuộc Văn phòng Viện chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các văn bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn Viện và những văn bản quan trọng; Dự thảo văn bản do các đơn vị soạn thảo và tài liệu có liên quan (nếu có) đều phải gửi về Văn phòng chậm nhất là 5 ngày để thẩm định trước khi trình Chủ tịch Viện ký ban hành. Văn bản được thẩm định về mặt pháp lý phải có chữ ký “nháy” của Lãnh đạo Phòng Tổng hợp - Pháp chế, được trình bày bên phải cạnh “Nơi nhận:”. Như vậy, theo quy chế này, một văn bản hành chính sau khi được ban hành phải có đến 3 chữ ký nháy của các thủ trưởng, lãnh đạo phòng, ban có liên quan đến việc kiểm tra nội dung, thể thức và tính pháp lý.

Tuy nhiên, theo Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện Lấp Vò, Đồng Tháp thì ký nháy trong văn bản hành chính được quy định: sau khi các phòng, ban thuộc UBND soạn thảo văn bản trình UBND huyện ban hành thì phải thông qua lãnh đạo văn phòng UBND huyện để ký nháy vào cuối văn bản sau dấu chấm hết (“./.”) để chứng minh văn bản này đã được kiểm tra về nội dung, thể thức và tính pháp lý; không cần chữ ký nháy của lãnh đạo các phòng, ban đó.

Quy chế của một số Sở trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp lại không quy định vấn đề ký nháy văn bản trước khi trình ký. Như vậy, do pháp luật hiện hành không quy định việc ký nháy trong văn bản hành chính trước khi ban hành, nên mỗi cơ quan quy định một kiểu, dẫn đến thể thức trình bày văn bản hành chính không thống nhất. Thực tế cho thấy, nếu tiến hành ký “nháy” văn bản hành chính thì cần có một quy trình ngắn gọn, ít tốn thời gian nhưng vẫn bảo đảm được nội dụng, thể thức văn bản phù hợp với quy định pháp luật. cụ thể, sau khi chuyên viên soạn thảo văn bản, chỉ cần lãnh đạo phòng, ban ký nháy vào cuối văn bản, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký ban hành mà không cần thông qua lãnh đạo Văn phòng, hay Phòng Pháp chế. Như vậy sẽ rút ngắn thời gian ban hành văn bản và không phải nhiều người ký, gây mất thẩm mỹ cho văn bản hành chính. Lãnh đạo phòng, ban ký nháy vào văn bản hành chính sẽ chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức thuộc lĩnh vực chuyên ngành của mình, không phải thông qua lãnh đạo các phòng, ban khác.

Pháp luật cần có quy định cụ thể việc ký “nháy” trong văn bản hành chính để thống nhất áp dụng, nhằm bảo đảm việc ban hành văn bản đúng theo quy định.

Nguyễn Thanh Xuân
Nguồn: Báo Người đại biểu Nhân Dân