Trong khuôn khổ của bài viết này, chúng tôi chỉ bàn về thời điểm ban hành và hiệu lực văn bản của doanh nghiệp.

I. Về thời điểm có hiệu lực của Quyết định do doanh nghiệp ban hành, mà nội dung đó phải đi đăng ký (như thay đổi người đại diện theo pháp luật, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở .v.v.)

Về vấn đề này, tại Hội nghị lấy ý kiến lần 1 Dự thảo Nghị định về ĐKDN và Dự thảo Nghị định hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Doanh nghiệp, ngày 19/3/2015, Đại diện cục QL ĐKKD – Bộ KH&ĐT đã đưa ra hai trường hợp để xin ý kiến: Một là có hiệu lực kể từ ngày doanh nghiệp ra Quyết định; Hai là có hiệu lực kể từ ngày được cơ quan ĐKKD đăng ký. Ý kiến nhất trí với ý một cũng có và nhiều ý kiến thì nhất trí với ý kiến thứ hai.

Trong quá trình bàn luận, có ý kiến đưa ra là vậy thì đăng ký doanh nghiệp là xin cho hay là gì?. Ý kiến này cho rằng, khi DN ra quyết định (thay đổi người đại diện theo PL chẳng hạn) mà chưa đăng ký với cơ quan ĐKKD thì là chưa được đấy thôi, hiểu xin cho cũng có gì là quá đáng đâu?

Tuy vậy khi quay trở lại nghiên cứu điều khoản quy định về Hợp đồng trước đăng ký kinh doanh quy định tại Luật DN 2005 và Luật DN 2014 chúng tôi tìm được một số gợi ý tốt cho việc này.   

Điều 14 (Luật Doanh nghiệp 2005) quy định Hợp đồng trước đăng ký kinh doanh như sau: 1. Thành viên, cổ đông sáng lập hoặc người đại diện theo ủy quyền được ký các loại hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước khi đăng ký kinh doanh. 2. Trường hợp doanh nghiệp được thành lập thì doanh nghiệp là người tiếp nhận quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã ký kết quy định tại khoản 1 Điều này. 3. Trường hợp doanh nghiệp không được thành lập thì người ký kết hợp đồng theo quy định tại khoản 1 Điều này chịu trách nhiệm hoặc liên đới chịu trách nhiệm tài sản về việc thực hiện hợp đồng đó.

Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 cũng cơ bản giống như quy định tại điều 14 Luật Doanh nghiệp 2005.

Học tập ở điều khoản này về chủ đề hiệu lực quyết định của doanh nghiệp có thể viết như sau:

“Thời điểm có hiệu lực của Quyết định do doanh nghiệp ban hành, mà nội dung đó phải đi đăng ký: a) Trường hợp, sau đó được cơ quan Nhà nước đăng ký thì Quyết định có hiệu lực theo ngày giờ ghi trong Quyết định của Công ty b) Trường hợp doanh nghiệp không đi đăng ký hoặc cơ quan nhà nước không đăng ký cho doanh nghiệp thì quyết định đó không có hiệu lực”.

            2. Về thời điểm ban hành Điều lệ công ty với thời điểm có hiệu lực của Điều lệ

Điều lệ công ty vô cùng quan trọng, vì là “hiến pháp” của một công ty ấy. Điều lệ công ty là bản cam kết của tất cả thành viên (hay cổ đông, hay chủ sở hữu) trong công ty về thành lập và hoạt động công ty. Luật Doanh nghiệp năm 2014 cũng không nêu khái niệm điều lệ công ty là gì mà khoản 1, điều 25 chỉ nêu: Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động

Một doanh nghiệp đang hoạt động có thể có đến ba “kiểu” điều lệ như sau:

Một là, thời điểm công ty thành lập thì thời điểm (ví dụ ngày 01/01/2014) mà các tất cả thành viên (hay cổ đông, hay chủ sở hữu) của công ty ký vào bản điều lệ này (mà sau đó công ty đi đăng ký thành công) chính là thời điểm ban hành điều lệ. Sau này khi căn cứ dẫn ra phải được ghi vào thời điểm đó. Ví dụ: Căn cứ vào điều lệ công ty ngày 01/01/2014. Cần phải có cách hiểu thống nhất về thời điểm ban hành điều lệ với thời điểm có giá trị thi hành của điều lệ. Chẳng hạn ở ví dụ trên, các thành viên công ty cùng ký vào điều lệ ngày 01/01/2014, trong điều lệ công ty có thêm câu điều lệ có giá trị thi hành kể từ khi Công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đến ngày 05/01/2014, Công ty được cấp Giấy chứng nhận ĐKDN, thế là điều lệ công ty có giá trị thi hành kể từ ngày 05/01/2014. Việc đăng ký thành công với nhà nước (ngày 05/01/2014) có thể thể hiện ngày có hiệu lực của Điều lệ (nếu Điều lệ công ty ghi như vậy) chứ không phải là ngày ban hành điều lệ. Chúng ta phải Căn cứ vào điều lệ ngày 01/01/2014 chứ không thể nêu là Căn cứ vào điều lệ ngày 05/01/2014 được.

Hai là, khi công ty hoạt động rồi, có việc sửa đổi, bổ sung điều lệ ở khoản này, khoản kia rồi nhưng công ty không ban hành Điều lệ mới và như thế tức là những lần sửa đổi, bổ sung đó phải được gắn liền với điều lệ công ty, là bộ phận không thể thiếu. Như ở ví dụ trên, chẳng hạn vào ngày 20/6/2014, Công ty có sự thay đổi một vài điều khoản của điều lệ và được công ty Quyết định đi liền với điều lệ ban hành ngày 01/01/2014. Sau đó vào ngày 30/9/2014 Công ty lại phải thay đổi cái gì đó, khi đó phần căn cứ ra Quyết định của Công ty phải được ghi là: Căn cứ vào điều lệ ngày 01/01/2014 và điều lệ được sửa đổi, bổ sung ngày 20/6/2014 hoặc Căn cứ vào điều lệ ngày 01/01/2014 và các điều khoản của điều lệ đã được sửa đổi, bổ sung chứ không thể chỉ Căn cứ vào điều lệ ngày 01/01/2014 được, vì ghi như thế rõ ràng là bị thiếu. Dễ dàng hơn thì có lẽ chỉ cần ghi là Căn cứ vào điều lệ Công ty, thế cũng là tạm ổn.  

Ba là, đến một thời điểm nào đó, doanh nghiệp bãi bỏ luôn (các) điều lệ cũ và ban hành điều lệ mới. Cụ thể, chi tiết, đưa được những điểm mới nhất của các Luật vào, khỏi phải “lục tung” hồ sơ để tìm.v.v., đây sẽ là điều tốt nhất cho cả doanh nghiệp, các chủ sở hữu của nó, nhà nước và các bên có liên quan.v.v.. Nhà nước khuyến khích và cần khuyến cáo các doanh nghiệp nên chọn hình thức thứ ba này.

Hiện nay có không ít doanh nghiệp vẫn sử dụng điều lệ được soạn theo Luật Doanh nghiệp năm 1999 (thậm chí trước nữa) và thường kèm theo rất nhiều văn bản sửa đổi, bổ sung điều lệ. Khó xác định trong nhiều trường hợp Điều lệ trái với quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật hiện hành. Về nguyên tắc, có thể được hiểu là Điều lệ các công ty được soạn thảo từ trước, khi Luật mới ra đời thì điều khoản nào trái với Luật mới đương nhiên vô hiệu. Tuy vậy, việc áp dụng điều khoản này trong thực tế chưa bao giờ thuận lợi cả, vẫn có rất nhiều tranh chấp xoay quanh việc hiểu và áp dụng Luật mới và Điều lệ cũ của công ty.

Cũng có người lo ngại rằng đưa vào quy định Trường hợp pháp luật có quy định khác với nội dung trong điều lệ thì thực hiện theo các quy định của pháp luật sẽ làm vô hiệu hóa nhiều điều khoản tại điều lệ công ty. Không phải như vậy, Luật Doanh nghiệp (và các Luật khác) đã lường trước việc này khi có đưa ra quy định trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác. Quy định này là “mềm” hóa rất nhiều. Còn những điều khoản khác, Luật không viết câu trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác thì có nghĩa là điều lệ công ty không thể viết trái điều khoản đó được. Ví dụ cụ thể: Luật doanh nghiệp 2005 nêu quy định Chủ tịch HĐQT có thể do Đại hội đồng cổ đông bầu ra hoặc Hội đồng quản trị bầu ra. Luật Doanh nghiệp 2014 quy định Chủ tịch HĐQT chỉ do Hội đồng quản trị bầu ra. Như vậy những Công ty có điều lệ được làm từ trước ngày 01/7/2015 không thể nói là Điều lệ công ty của tôi nêu là Chủ tịch HĐQT do Đại hội đồng cổ đông bầu ra nên Công ty tôi cứ thế mà áp dụng được.

Vì vậy, đề nghị Nghị định hướng dẫn thực hiện Luật Doanh nghiệp 2014 có thể viết khái niệm điều lệ là:

“Điều lệ công ty là bản cam kết của tất cả thành viên hoặc cổ đông hoặc chủ sở hữu của công ty về thành lập và hoạt động của công ty. Các thành viên, cổ đông, chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm về sự phù hợp pháp luật của điều lệ công ty. Trường hợp pháp luật có quy định khác với nội dung trong điều lệ thì thực hiện theo các quy định của pháp luật”

Lê Xuân Hiền

Trưởng phòng ĐKKD tỉnh Hải Dương